Von Rüdiger Spohrer | Juli 2017

Gerade beim Thema Digitalisierung wird das eigene Unternehmen von Führungskräften, Mitarbeitern und externen Marktpartnern kritisch beobachtet und man erwartet jetzt eine Aussage, wo die Reise hingehen soll. Bei der Digitalisierung wird es in jedem Unternehmen kritische Fragen geben, sei es offen oder verdeckt. Diese Zeit des Umbruchs mag für machen erstmal ungewohnt oder gar unbequem erscheinen – aber sie ist eine große Chance für jedes Unternehmen und sie sollte aktiv gesteuert werden.

Viele Unternehmen fühlen sich noch unwohl wenn es um die Formulierung ihrer eigenen strategische Ausrichtung in Sachen Digitalisierung geht. Laut  der Studie “Die Psychologie der Digitalisierung” befindet sich die überwältigende Mehrheit der mittelständischen Unternehmen erst auf den ersten Schritten dieser Reise (nur 12% sagen, sie hätten mehr als die Hälfte des Weges geschafft). Die Mehrzahl der Unternehmen fängt gerade an oder will sich in Kürze mit dem Thema digitale Strategie beschäftigen. Dabei ist der Einstieg in die Digitalisierung einfacher als oft gedacht. Es muss nicht zwangsläufig gleich im ersten Schritt um den Aufbau neuer Digital-Abteilungen, Aufsetzen großer Projekt-Organisationen und Einstellungen der immer stärker umworbenen „digital natives“ gehen. In vielen Fällen genügt bereits ein pragmatischer, mit gesundem Menschen- und Sachverstand geführter Prozess der mit überschaubarem Mitteleinsatz klare und verständliche Ergebnisse liefert. Ich nenne diesen Prozess gerne Entwicklung der „Digitale Agenda“. Bitte verzichten sie auf dieser Ebeme möglichst auf die massive Verwendung von Digital Buzzwords wie “Disruptive”, “agile management”, “always on”, “Gated Content”, “Marketing Automation”, “Augmented Reality”,  “Service Design”, etc . Das sorgt meist eher für Verwirrung als dass es hilft gut und verständlich zu kommunizieren.

Die „digitale Agenda“ als Startpunkt

Da es für kein Unternehmen digitale Verhaltens-Richtlinien und -Strategien von der Stange gibt, empfiehlt es sich die Erstellung der digitale Agenda erstmal nicht sofort zu delegieren, sondern dies auf Geschäftsleitung und Management-Team-Ebene zu halten. Ziel ist es einen internen Meinungsbildungs- und Diskussionsprozess in der oberen Führungsebene des Unternehmens zu etablieren. Damit werden wichtige Richtungsentscheidungen getroffen und Leitplanken definiert. Meiner Erfahrung nach gibt es hier keine Abkürzung. Eine intensive und demokratische Diskussion ist wichtig. Lippenbekenntnisse, verursacht durch zu starke Top-Down Vorgaben an das Führungsteam, gilt es zu vermeiden. Die vermeintlich am Anfang gewonnene Zeit geht schnell wieder verloren, wenn es später keine Projekt-Unterstützung oder zu starkes Bereichsdenken gibt.  Es geht also in erster Linie um die grundsätzliche Übereinkunft, über die Fragen nach dem „Warum“ und dem „Was“ der Digitalisierung. Es geht weniger bis gar nicht  um die Frage Wie.

Digital-Agenda: der Strategische Startpunkt mit der Aufgabe, das “Warum” und das “Was” zu definieren.

Drei wichtige Gründe warum jedes Unternehmen eine digitale Agenda benötigt:

1. Zielsetzung in Priorisierung klarstellen

Im ersten Schritt geben sie die Richtung sowie die Prioritäten  für ihr Unternehmen vor. Konzentrieren sie sich vor allem auf

  • Warum: Digitalisierung für mein Unternehmen
    Bestimmt nicht weil es grade Mode ist oder die Presse voll davon ist. Besser: Denken sie vom Kunden her und zeigen sie digitalen Mut auch wenn noch nicht gleich ist wie das dann erreicht werden kann.
    Beispiel:  „Wir brauchen eine digitale Agenda für unser Unternehmen, weil wir zukünftig jeden Kunden, individuell in seiner jeweils aktuellen Situation verstehen wollen, ihm den messbar besten Service zu bieten, in individuellen Kontakt mit ihm zu treten und diesen aufrecht zu erhalten“.
  • Was: Welche Haupt-Maßnahmen in welchem Zeitfenster?
    Seien sie mutig und hinterfragen sie bewusst Themen bei denen ihr Unternehmen eigentlich schon seit langer Zeit Experte ist. Beschränken sie sich auf die wesentlichen 3-5 Fragen die sie haben um ihre Digitalisierungszielsetzung zu unterstützen.

    Beispiel 1: „Entwicklung eines genauen Verständnisses wie der Informations- und Entscheidungs-Prozess unserer Kunden aussieht. Was hat sich verändert, was ist neu, was wollen wir behalten was beenden und wovon benötigen wir mehr?“

    Beispiel 2: „Analyse aller Berührungspunkte mit unserem Unternehmen die ein Kunde jetzt und später hat. Messung der Qualität und Erarbeitung von Verbesserungs-Möglichkeiten“

Dieser erste Schritt hilft allen Mitarbeitern, sich auf Neues einzustellen, Begeisterung aufzubauen, Ängste abzubauen und sich auf die „richtigen“ Aufgaben in ihren Projekten und in der Linie zu konzentrieren. Er ist auch der Start der internen Kommunikation zum Thema Digitalisierung im Unternehmen

2. Abteilungen miteinander verknüpfen

Die Arbeit an den definierten Haupt-Maßnahmen funktioniert in der Regel nicht so gut wenn sie von einer nur Abteilung oder nur einem Unternehmensbereich vorangetrieben wird. Um Erfolgreich sein zu können bedarf es bereits in der frühen Phase der Projekt-Planung die Einsicht, dass Digitalisierung in abteilungsübergreifender Zusammenarbeit und nur in in Projekt-Teams mit Mitarbeitern mit verschiedenen Kompentenzen und Kenntnissen zu schaffen ist.

Stellen sie sich vor, wie z.B. sonst analysiert werden kann welche Berührungspunkte ein Kunde mit ihrem Unternehmen hat. Da müssen, Service-Mitarbeiter, Call Center Mitarbeiter, Filial Mitarbeiter, Vertriebs-Mitarbeiter, Web Team, Kampagnen-Team, E-Mail teams, E-Store Teams, Retouren-Abteilung, usw dabei sein.

Machen sie deshalb in der Kommunikation und in der Zusammensetzung der Projekt-Teams klar, dass die abteilungsübergreifende Arbeit gewollt ist und gefördert wird. Auch hierfür werden sie den zuvor angesprochenen Vereinbarungs-Prozess mit den Führungskräften benötigen. Übertragen die Verantwortung für das Projekt-Ergebnis an die Teams, mischen sie sich nicht in die Details ein.  Lassen sie die Teams lieber bei Bedarf auf modernes Projetktmanagement schulen.

Überprüfen sie regelmäßig Projekt(zwischen)ergebnisse und steuern sie nach, sollten sie bemerken, dass die abteilungsübergreifende Abstimmung und Arbeit noch Verbesserungs-Potentiale aufweisen sollte. Machen sie immer wieder klar das die Herausforderungen aus Kundensicht und nicht aus Abteilungs-Sicht besser gelöst werden können und sollen.

3. Bessere Entscheidungen treffen

Selbst wenn sie eine „digitale Agenda“ für ihr Unternehmen definiert und kommuniziert haben und motivierte Projekt-Teams aufgestellt haben die schon mit der Arbeit begonnen haben werden Sie meiner Erfahrung nach feststellen, dass es immer wieder Vorschläge und Initiativen für digitale Teil-Projekte geben wird, die (noch) nicht abgedeckt sind.

Das ist zunächst einmal ein sehr gutes Zeichen wenn zusätzliche digitale Teil-Projekte „wie z.B. Neues SEO Tagging für die Unternehmenswebsite, oder Neue Software für den E-Mail Versand an die Bestandskunden, oder Neues Layout für  die Website, etc.“ um Budget und Ressourcen fragen. Solche Maßnahmen sind ja gut gemeint und die Motivation sollte auf jeden Fall anerkannt werden.

Ohne digitale Agenda wird es ihnen jedoch schwerer Fallen zu entscheiden, ob solche Projekte jetzt oder später umgesetzt werden sollten, wie wichtig sie zum aktuellen Zeitpunkt  sind und mit wieviel Budget und Ressourcen sie ausgestatten werden sollten. Das gesamte Managment Team und weitere Führungskräfte werden es viel einfacher haben ob solche Vorschlage weiterverfolgt, erstmal gestoppt oder in ein bereits existierendes Projekt integriert werden sollte.

Eine gute digitale Agenda hat bereits eine priorisierte Planung der Hautpmaßnahmen anhand derer der spätere digitale Erfolg gemessen wird.  Damit wird es leichter fallen neue Projektvorschläge zu integrieren und damit zu verbessern oder im Zweifelsfalle auch Nein zu sagen.

Fazit: Warum die digitale Agenda so wertvoll für ihr Unternehen ist.

Sehr wahrscheinlich wird es in ihrer Firma bereits viele Führungskräfte und engagierte Mitarbeiter geben, die digiale Pläne, Strategien oder Projekte aktiv vorschlagen. Vielleicht gibt es andere die hier eher zurückhaltend oder sogar ängstlich sind.Mit einer definierten und kommunizierten digitalen Agenda („Warum, Was“)  nehmen sie alle Mitarbeiter mit und tragen dazu bei das die kreative Energie in die richtige Richtung freigesetzt wird. Wenn alle Bescheid wissen und Leitplanken kennen werden Bedenken reduziert und Chance deutlich erhöht dass eine Vielzahl der Mitarbeiter aktiv und andauernd zum Gelingen der Digialisierung in ihrem Unternehmen beiträgt.

Die Rolle des CEOs ist es die Entwicklung einer „digitalen Agenda“ anzustossen und zum Katalysator zu werden:

  • Akzeptanz und Alignment im Management Team und Führungs-Teams herzustellen
  • Regelmäßige Kommunikation an alle Mitarbeiter im Unternehmen sicherzustellen
  • Eine abteilungsübergreifende Zusammenarbeit zu fördern und moderner Projekt-Managment Methoden einzuführen.
Rüdiger Spohrer

Rüdiger Spohrer

Co-Founder & Partner

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